Privacyverklaring Stichting De Gelderhorst

1. DE GELDERHORST EN UW PRIVACY

Stichting De Gelderhorst hecht veel waarde aan privacy. We zien het als onze taak om de gegevens van onze bewoners zo goed mogelijk te beschermen, dat is onderdeel van ons dagelijks werk.

In deze verklaring vertellen wij u alles over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Persoonsgegevens zijn al die gegevens die naar u als persoon zijn te herleiden, zoals uw naam, adres, geboortedatum en e-mailadres maar ook gegevens over medicatie of andere gegevens die iets zeggen over uw gezondheid.

Wij zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Als u meer wilt weten over onze organisatie of vragen heeft over uw privacy, dan kunt u zich richten tot:

Stichting De Gelderhorst
T.a.v. Paula Dingler
Willy Brandtlaan 40
6716 RK EDE

Paula Dingler is onze functionaris voor gegevensbescherming. Zij heeft als taak om bij ons toezicht te houden op het naleven van de privacywetgeving. Ook is zij uw eerste aanspreekpunt indien u vragen of klachten heeft over privacy of hoe wij hiermee omgaan. Het e-mailadres waarop u Paula Dingler kunt bereiken is: fg@gelderhorst.nl.

Meer informatie over de gegevensverwerking kunt u lezen in ons privacyreglement.

2. DOELEN EN GRONDSLAGEN
Om u goede zorg te kunnen verlenen, leggen wij uw contactgegevens en gezondheidsgegevens vast. We doen dit in lijn met de wettelijke regels. We gebruiken uw gegevens alleen maar om zorg te verlenen, contact met u op te kunnen nemen en de administratie daarom omheen te kunnen voeren.

Indien u daar toestemming voor heeft gegeven, gebruiken we gegevens als uw naam en foto- of beeldmateriaal waarop u herkenbaar bent om het gevoel van saamhorigheid te creëren (jaarkalender, smoelenboek) en voor promotiedoeleinden (sociale media).
Het gebruiken van uw gegevens is nodig om onze overeenkomst met u uit te voeren. We verwerken bepaalde gegevens (bijvoorbeeld bepaalde gezondheidsgegevens of uw beeldmateriaal) wanneer wij daar toestemming voor hebben gekregen. Wij vragen via een toestemmingsverklaring om toestemming en leggen daarin ook uit hoe u uw toestemming kunt intrekken. Wij kunnen uw gegevens ook gebruiken als dat nodig is om uw vitale belangen te beschermen, bijvoorbeeld wanneer u met spoed medische hulp nodig heeft.

3. PERSOONSGEGEVENS
Contact
U kunt contact met ons opnemen via het formulier op onze website. In dat geval vragen wij om:

– uw voor- en achternaam;
– uw e-mailadres; en,
– een bericht in het tekstvak, waarin ook gevoelige informatie kan staan.

Als u dat achterlaat, dan kunnen wij contact met u opnemen. Ook kunt u ons bellen of mailen. Het kan zijn dat we dan ook uw gegevens vastleggen, als dat nodig is om u verder van dienst te zijn.

Zorg
Ook kan het zijn dat u gebruik maakt of wilt gaan maken van onze zorg, bijvoorbeeld omdat u in een verpleeghuis verblijft. Wij vragen/leggen vast uw:

– Naam;
– Geboortedatum:
– Bankrekeningnummer;
– BSN;
– Medische gegevens, zoals behandel- en medicijngegevens;
– Zorgverzekeringsgegevens;
– Overige gegevens van persoonlijke aard voor in een zorgdossier, zoals bepaalde voorkeuren of wensen ten aanzien van behandelingen en informatie over geloofsovertuiging.

Deze informatie hebben wij nodig om u van goede zorg te voorzien.

Van contactpersonen van onze cliënten vragen wij om NAW-gegevens en contactgegevens als een telefoonnummer en e-mailadres. Wij verwerken deze gegevens zodat we contact met hen kunnen opnemen als dat nodig is.
Ook kunnen wij beeldmateriaal waarop uw portret herkenbaar is verwerken. Hierover informeren wij u via onze toestemmingsverklaring.

Camera

We hebben cameratoezicht voor uw en onze veiligheid. U kunt hierop herkenbaar in beeld komen.
Deze beelden bekijken we alleen als dat achteraf nodig is, bijvoorbeeld in geval van een inbraak. We hebben een procedure cameratoezicht, waar het gebruik van de beelden binnen onze organisatie wordt geregeld zodat uw privacy goed wordt gewaarborgd.

Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn tekstbestandjes die op uw computer worden opgeslagen. Zo kunnen wij bijhouden hoe vaak onze website is bezocht. Ook krijgt u advertenties van ons te zien op andere websites. Dit alleen als u hier toestemming voor heeft gegeven. Meer leest u in onze cookieverklaring.

Wij verzamelen persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, die wij ontvangen van uw arts en -zeer beperkt- via cookies.
Een deel van de gegevens die u verstrekt bent u verplicht te verstrekken op basis van wet- en regelgeving dan wel op grond van de overeenkomst die wij met u sluiten. Doet u dit niet, dan kunnen we onze dienst niet aan u leveren. Dit geldt niet met betrekking tot foto’s/video’s. Als u liever niet op foto of video wordt vastgelegd, dan mag u dat altijd aangeven. Andere informatie, zoals gegevens van persoonlijke aard, helpen ons bij de dienstverlening maar u hoeft dit niet te verstrekken als u dat niet wilt.

4. BEWAARTERMIJNEN
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen (contact opnemen, zorg bieden). Wat betekent dit?
Personalia
Algemene bezoekgegevens worden niet langer dan een jaar bewaard. De gegevens die u ons heeft verstrekt zodat wij contact met u kunnen opnemen, worden bewaard tot het contact heeft plaatsgevonden of zolang u gebruik maakt van onze diensten. Daarna zullen wij uw gegevens verwijderen.

Dossiers
Wij bewaren de dossiers zolang dat nodig is voor het verlenen van onze zorg en zolang de wet ons verplicht om deze gegevens te bewaren. Medische patiëntendossiers moeten bijvoorbeeld meestal nog 15 jaar bewaard worden. Indien en voor zover uw dossier onder de Wet BOPZ valt, dan geldt een bewaartermijn van 5 jaar. Dit kan soms langer zijn als dat nodig is. Daarna zullen wij deze gegevens verwijderen.

Camerabeelden
Camerabeelden worden iedere 4 weken verwijderd.

5. DELEN
Wij delen niet zomaar uw gegevens. Wel wisselen wij uw gegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, fysiotherapeuten etc. Dit doen wij veilig en alleen als dit nodig is in verband met een actuele zorgvraag of na uw toestemming.
Wij vragen om uw toestemming, voordat we uw medicatiegegevens delen met ziekenhuizen, huisartsen en andere apotheken.

Uw gegevens worden verder niet gedeeld met andere partijen, behalve met partijen die bij onze dienstverlening betrokken zijn zoals partijen die uw gegevens opslaan (software).

6. BEVEILIGING
Uw gegevens zijn veilig bij ons. Wij zorgen voor een goede beveiliging. Zoals:

  • Onze website is beveiligd. Gegevens die u daar achter laat zijn niet bereikbaar voor anderen;
  • We hebben een overeenkomst gesloten met de partij die uw gegevens in het elektronische cliëntendossier opslaat en onderhoudt die uw privacy waarborgt en zorgt dat uw gegevens ook daar veilig zijn;
  • Onze systemen worden beheerd en onderhouden door een partij die wij zorgvuldig hebben geselecteerd en aan de strengste eisen voldoet. Met deze partij hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging;
  • Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun taken. Niet alle medewerkers hebben toegang tot uw gegevens;
  • We hebben cameratoezicht voor uw veiligheid;
  • De verpleegafdeling is afgesloten met een codeslot
  • Wij passen de beveiligingsmaatregelen die die standaard zijn in de zorg (NEN7510).

We doen dus alles om uw gegevens veilig te houden. Mocht er toch gegevens verloren gaan of in verkeerde handen vallen, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit gevolgen heeft voor uw privacy, dan nemen we ook contact met u op.

7. UW RECHTEN
U heeft recht op inzage in uw gegevens. U kunt ons dan verzoeken om aan u te laten zien welke gegevens we van u hebben.

Wanneer blijkt dat gegevens over u niet kloppen heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of te laten verwijderen.

Soms mag u ook vragen om verwijderd te worden uit onze systemen.

Als gegevens met toestemming zijn verkregen, dan heeft u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Dit betekent dat we tot die tijd wel uw gegevens voor het doel waarvoor u toestemming heeft gegeven mochten verwerken, maar daarna niet meer.

Verder heeft u nog het recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen of het recht om uw gegevens overgedragen te krijgen.

Het kan in veel gevallen voorkomen dat wij niet of niet volledig aan een verzoek kunnen voldoen. Dit bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben of om de privacy van een ander te beschermen.

Wij moeten u kunnen identificeren voordat wij aan een verzoek kunnen voldoen. Dit speelt met name als u inzage vraagt. Daarom verzoeken wij u vriendelijk een kopie van uw identiteitsbewijs met uw bericht mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, de strook met nummers in uw identiteitsbewijs, het documentnummer en uw Burgerservicenummer (BSN) zwart. Zo wordt uw privacy beschermd.
We verwijderen deze kopie onmiddellijk nadat we uw identiteit hebben vastgesteld.

Mocht u uw gegevens willen inzien, kunt u hierover contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming. Dit kan via de adresgegevens die bovenaan deze verklaring staan of via
fg@gelderhorst.nl.

8. VRAGEN, OPMERKINGEN EN KLACHTEN OVER PRIVACY

Voor vragen over deze verklaring of andere privacygerelateerde vragen, opmerkingen of bezwaren kunt u terecht bij:

De verwerkingsverantwoordelijke/zorgaanbieder
De Gelderhorst, Judith Reiff – de Groen (Bestuurder)
Willy Brandtlaan 40, 6716 RK te Ede

De functionaris voor gegevensbescherming
Paula Dingler FG
Willy Brandtlaan 40, 6716 RK te Ede
fg@gelderhorst.nl

De Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

9. WIJZIGINGEN
Ons beleid kan wijzigen omdat de wet wijzigt of onze dienstverlening. In dat geval zullen we deze privacyverklaring aanpassen. Als de verklaring inhoudelijk wijzigt, dan informeren we u via ons maandblad en/of per e-mail. Beperkte tekstuele aanpassingen worden niet kenbaar gemaakt. De meest recente versie staat altijd op de website. Raadpleeg deze dan ook regelmatig.

Versie december 2018